Multe organizatii exagereaza cu informatiile colectate, sau cu cele pe care cred ca le-au colectat.
Datele sunt importante doar atunci cand sunt relevante pentru organizatie si asigura operarea eficienta a sistemului de management al calitatii.
Nu colectati informatii doar pentru a o impresie favorabila auditorului; organizatia trebuie sa determine ce este important, sa evalueze si sa colecteze informatiile in consecinta.
In loc de a fi folosite cele mai noi aplicatii software, o organizatie are nevoie de o lista de verificare si o histgrama.
Primul pas in documentarea unui sistem de managment se refera la separarea mitului de fapte, tinand cont de cerintele si obiectivele standardului ISO 9001.