Standardul ISO 9001 detaliza aspectele legate de procesul de achizitie in urmatoarele sectiuni:
1. 7.4.1 – Procesul de achizitie
2. 7.4.2 – Informatii legate de achizitie
3. 7.4.3 – Verificarea produsului achizitionat
1. Procesul de de achizitie
Este nevoie sa va asigurati ca cerintele dumneavoastra sunt clare si bine comunicate furnizorului, astfel incat sa primiti materialele/serviciile corespunzatoare. In continuare vom prezenta detalii legate de modalitatea de selectie a furnizorilor.
a) Pentru inceput este nevoie sa definiti un domeniu de aplicare a cerintei prezentate de standard, in vederea luarii unei decizii legate de categoria de materiale/servicii controlate de sistemul dumneavoastra de management al calitatii. Acest lucru este necesar avand in vedere ca nu are sens sa controlati absolut toate produsele si serviciile achizitionate. Pentru a realiza eficient acest proces de selectie putem sa va oferim o regula empirica, dar functionala si eficient. Conform ei trebuie sa supuneti controlului toate produsele/serviciile ale caror performanta au impact asupra capacitatii dumneavoastra de a indeplini cerintele consumatorilor. Asadar selectati doar produsele si/sau serviciile care prezinta acest impact, pentru a fi supuse controlului.
b) In continuare creati o lista de furnizori aprobati pentru materialele/serviciile critice, faceti demersurile pentru ca ea sa fie aprobata.
c) Asigurati-va va angajatii (personalul de receptie, achizitie etc) detin cea mai recenta lista (controlata si aprobata).
2. Informatii legate de achizitie
In acesta etapa trebuie sa va asigurati ca ati comandat furnizorului materialul/serviciul corespunzator. In prealabil, inaintea emiterii comenzii ferme, trebuie sa verificati cerintele legate de materiale/servicii. Trebuie sa puteti raspunde exact la intrebari precum:
• Sunt necesare aprobari inaintea emiterii comenzii ?
• Angajatii furnizorului au nevoie de acreditari ? (de ex. veti avea nevoie de arhitecti autorizati, ingineri calificati intr-o anumita specializare etc sau nu este nevoie de o calitate speciala a acestor parteneri)
• Furnizorii trebuie sau nu sa fie certificati conform standardului ISO 9001/14001/13485 ?
La emiterea comenzii trebuie sa va asigurati ca cerintele dumneavoastra sunt clare si neinterpretabile.
3. Verificarea produsului achizitionat
In acesta etapa trebuie sa va asigurati ca produsul/serviciul achizitionat indeplineste cerintele dumneavoastra. O parte a procesului de achizitie consta in verificarea faptului ca bunurile/serviciile obtinute respecta total cerintele prezentate furnizorului in momentul efectuarii comenzii.
In mod obisnuit acesta activitate se desfasoara in cadrul unei inspectii, la receptia bunurilor/serviciilor. Insa procesul de verificare poate fi delegat furnizorului, care trebuie sa prezinte o validare a acesteia (cum ar fi un certificat de conformitate).
Este necesar sa definiti un proces de receptie, cu instructiuni detaliate si clare de lucru. Atat produsele fizice cat si serviciile sunt supuse acelorasi exigente la inspectia de verificare.